Пошаговый рецепт перевода офиса на удаленную работу

Как организовать удаленную работу сотрудников, если все время до этого ваша компания жила в офисе?

Ниже мы кратко расскажем о том, что нужно сделать, чтобы успешно перевести сотрудников на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории, что подтверждено практикой тех компаний, у которых все отлично работает.

Задача

Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.

Что вам для этого нужно сделать?

Во-первых, необходимо дать приказ IT-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.

Если у сотрудников рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

2. Решите проблему с железом у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — плохой звук при звонке. И она легче всего устраняется.

3. Решите проблему с интернетом.

Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома.

Решить просто. Сотрудники должны выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi). Для этого можно даже выпустить приказ и просто начать это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.

Подготовка софта

• Компьютеры и планшеты

• Наушники с микрофоном

• Веб-камеры

Обязательный софт

Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.

Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.

ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

1. Чат для всей компании

• Рекомендуем Slack или Microsoft Teams.

• Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).

• Telegram подходит только для очень маленьких команд.

2. Софт для видеозвонков

Под рукой у сотрудников должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

• Во время звонков обязательно включается видео.

• Приучаемся шарить экран. Это дает 100% повышение скорости передачи информации.

• Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.

• Для важных звонков — сохраняем записи.

3. Календарь у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти до нужного сотрудника и напомнить — нет.

4. Облако с документами или wiki.

Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных способов при удаленной работе.

5. Почта

Единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.

Остальное — опциональный софт

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для опытных пользователей, без них в принципе можно прожить.

Подготовка кадровой службы

1. Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу

Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.

2. Оформляете все документально

Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (для России смотреть требования ТК РФ «Дистанционная работа»).

3. Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию

4. Проводите обучение, знакомьте с принципами

По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.

Принципы эффективной удаленной работы

1. Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.

Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает, когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.

Как же контролировать присутствие сотрудника на месте?

Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.

2. Чат — основной клей в компании.

Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.

3. Чат не используется для решения сложных вопросов.

Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.

Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.

4. В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.

​Инструкция из рабочего чата

Видеозвонок — основной способ решения всех вопросов.

Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.

По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — голосование в чате, но можно и специальными инструментами.

​Так мы выбираем время на созвон

Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.

Так мы фиксируем договоренности после звонка

Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.

В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.

Принципы организации рабочего места сотрудника.

Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.

Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.

Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?

Старт работы в режиме home office.

Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

• Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.

• Объявляете о дате готовности.

• Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.

Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!

Получилось достаточно немного сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.